Prozessabläufe digital abbilden – wie geht das?

Während Worte allein oft einen zu großen Interpretationsspielraum erlauben und dies unausweichlich immer wieder zu Missverständnissen und offene Fragen führt, gestatten Visualisierungen, wie Bilder und Diagramme, komplexe Prozessabläufe zu verstehen und zu analysieren. Entsprechend werden die zu Grunde liegenden Informationen und Zusammenhänge sowie Probleme im Hinblick auf Schnittstellen, überflüssiger Doppelarbeit oder vermeidbarer Blindleistung nachvollziehbar und nachhaltig einprägsam dargelegt [1]. Wie genau sich Prozessabläufe visualisieren bzw. abbilden lassen und wie dies digital funktioniert, soll nachfolgend einmal thematisiert und betrachtet werden.

Prozessabläufe digital abbilden

Prozessabläufe visualisieren

Die Visualisierung von Prozessabläufen steht im direkten Vergleich mit beschreibenden Texten. Während bei Letzterem oft unvollständig umgesetzte Regeln dazu führen, dass die Prozesse nicht reibungslos ablaufen, sorgt eine gute Visualisierung für einen reibungslosen Ablauf und für eine kürzere Bearbeitungszeit sowie für die Möglichkeit der andauernden Optimierung der einzelnen Teilschritte und des gesamten Prozesses. Folglich bietet eine gute Visualisierung eines Prozesses, sprich eine schematische Darstellung, die Möglichkeit eine genaue Eingrenzung von Störungen, Verzögerungen oder Fehlern, welche immer wiederkehren und ohne diese nur schwer herauszufinden wären.

Eine visuelle Darstellung eines Prozesses ist umso verständlicher, je allgemeiner diese gehalten wird. Dabei sollten allen voran erst einmal die wichtigsten Teilschritte des jeweiligen Prozesses zu identifizieren. Es sind sich also folgende Fragen zu stellen: Welche Teilschritte wiederholen sich immer wieder und welche Besonderheiten haben alle Prozessabläufe dieser Art gemeinsam? [2]

Symbole, Diagramme, Farben und Schlüsselwörter – all das sind wichtige Aspekte einer guten Visualisierung, für den Fall, dass eine durchdachte und angebrachte Platzierung erfolgt. Entsprechend erzielen kleine Bilder wie Symbole oder Icons eine größere Wirkung bei dem Betrachter einer Visualisierung als es beispielsweise eine textliche Umschreibung haben würde. Diagramme vermitteln mittels Linien, Balken und Kreisen wichtige Informationen, wie zum Beispiel über verschiedene Kenngrößen, welche für den jeweiligen Prozess eine zentrale Bedeutung haben. Farben ermöglichen unter Umständen ein schnelleres Erfassen bestimmter Aspekte. Demzufolge deutet die Farbe Grün oftmals auf einen positiven Zustand bzw. Einfluss hin, während die Farbe Rot genau das Gegenteil verursacht. Dies kann jedoch nicht verallgemeinert werden. Schlüsselwörter sorgen abschließend für eine kurze und prägnante Vermittlung der relevanten Informationen. [3]

Grundlegend lassen sich visuelle Darstellungen von Prozessen mit speziell dafür entwickelter Software, wie Microsoft Visio, LucidChart, yEd oder SmartDraw, erstellen. Alternativ kann aber auch auf Microsoft Word sowie Microsoft PowerPoint, wie im nachfolgenden Beispiel, zurückgegriffen werden. Die Auswahl des entsprechenden Tools bzw. der Software hängt dabei sehr von der Vielzahl der einzelnen Prozesse und deren Komplexität ab.

Prozessabläufe verstehen

Beispiel: Prozess zur Umsetzung eines neuen Projektes

In dieser Abbildung werden die wesentlichen Teilschritte zur Umsetzung eines neuen Projektes in der Art dargestellt, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, in welchem dieser Schritte sich das jeweilige Projekt gerade befindet. Auf den ersten Blick ist der vorliegende Prozessablauf dabei in vier Abschnitte geteilt, welche durch die Verwendung unterschiedlicher Farben bzw. Farbtöne sofort erkennbar sind und die beteiligten Personen und darüber hinaus die jeweiligen Aufgaben, wie beispielsweise die Projektbearbeitung oder den Projektabschluss, in den einzelnen Teilschritten deutlich hervorheben. Zwischen den einzelnen Abschnitten weisen Pfeile die Richtung, in welche die einzelnen Prozessabläufe verlaufen bzw. getätigt werden. Hierbei lassen sich relevante und optionale Prozessabläufe durch die Art der Linien unterscheiden. Die Darstellung lässt sich auf alle Projekte anwenden und kann beispielsweise speziell auf ein Projekt angepasst werden, indem die Namen der zuständigen Mitarbeiter ergänzt werden. [4]

 

Quellen

[1] Vgl. Fleig, J.: Prozessmanagement – Vorgehensweise zur Prozessvisualisierung. In: business-wissen.de, 22.Oktober 2019, https://www.business-wissen.de/hb/vorgehensweise-zur-prozessvisualisierung/ [abgerufen am 08.02.2020] [2] Vgl. Kurz, P.; Kurz, J.; Miller, M.: Visualisierung von Prozessen – So machen Sie sich ein Bild. In: Büro-Kaizen, o.J., https://www.buero-kaizen.de/visualisierung-2/ [abgerufen am 08.02.2020] [3] Vgl. Ebd.

[4] Vgl. Ebd.

 

Abbildungen

[1] https://www.dr-schneider-associates.de/komp_wertpapierprozesse-systeme.php

[2] Eigene Darstellung, angelehnt an: https://www.buero-kaizen.de/visualisierung-2/