Manager müssen aufgrund ihrer Stellung im Unternehmen viele und vor allem wichtige Entscheidungen treffen, die häufig die Entwicklung des Unternehmens bestimmen. Deshalb ist es wichtig die nötigen Unternehmenskennzahlen oder Key Performance Indikators (KPIs) parat zu haben, auf deren Grundlage diese Entscheidungen getroffen werden können. Hierfür ist ein Management-Cockpit oder -Dashboard als Kennzahlensystem bestens geeignet.
Wie der Name Kennzahlensystem schon andeutet, handelt es sich dabei um eine Darstellung der wichtigsten KPIs. Dabei sind die KPIs diejenigen, die das Unternehmen oder der Manager bestimmt. Eine pauschale Antwort gibt es hierfür nicht. Dennoch ist es ratsam sich an der Balanced Scorecard (BSC) zu orientieren. Diese gilt schon seit den neunziger Jahren als ein effizientes Controlling-Instrument für Unternehmen.
Die BSC ist dabei eine weitreichende Zusammenstellung der strategisch relevanten Ziele und deren dazugehörigen Kennzahlen. Dabei wird das Unternehmen aus 4 Perspektiven betrachtet: Finanzen, Kunden, Prozesse sowie Lernen und Entwicklung (Mitarbeiterperspektive). Aber auch hier sind nicht alle immer für jeden Manager maßgebend. Grundsätzlich gilt es die Waage zwischen einer gesunden Quantität und Relevanz zu finden.
Ein Management-Cockpit kann nur so detailliert und umfangreich sein wie es die Datenerfassung im Unternehmen erlaubt. Das bedeutet je mehr Daten vorhanden sind, desto aussagekräftiger können die Kennzahlen sein und auch die Anzahl der darstellbaren Kennzahlen erhöht sich gleichermaßen.
Datenerfassung
Um die notwendigen Daten zur Präsentation im Management-Cockpit zu erhalten, müssen entsprechende Datenquellen im Unternehmen identifiziert bzw. geschaffen werden. Durch die Digitalisierung besitzen viele Unternehmen schon jetzt dafür geeignete Enterprise Resource Planning Systeme (ERP-Systeme). Je besser das ERP-System der einzelnen Teilbereiche des Unternehmens vorhanden und integriert ist, desto unproblematischer ist die Erstellung der Kennzahlen. Wenn unterschiedliche Systeme im Unternehmen verwendet werden, dann gestaltet sich die Zusammenführung der Daten im Umkehrschluss durchaus schwieriger. Anders ist es bei Unternehmen die bereits auf Business Intelligence (BI) Systeme umgestellt haben. Diese haben bereits Anwendungen zur Realisierung eines Management-Cockpits.
Die einzelnen Perspektiven im Management-Cockpit
Wie bereits erwähnt sollte man sich bei der Auswahl der darzustellenden Kennzahlen im Management-Cockpit an der BSC orientieren. Aus diesem Grund sollten auch die vier Perspektiven abgebildet werden unter der Maßgabe, dass sie sich gegenseitig beeinflussen. Welche Kennzahlen aus den vier Perspektiven später die nötige Relevanz besitzen, um abgebildet zu werden, entscheiden die Anwender. Dennoch ist es wichtig zu wissen welche Bedeutung die vier Perspektiven haben.
Finanzperspektive
Hierbei handelt es sich vor allem um die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens. Naturgemäß ist dies die wichtigste Perspektive, um sich über die Entwicklung des Unternehmens zu informieren. Dabei gelten der Umsatz, die Umsatzrentabilität, das Ergebnis, die Liquidität aber auch der Cashflow aus den einzelnen Bereichen als essenziell. Natürlich kann dieser Bereich beliebig erweitert werden, insofern die notwendigen Daten bereitgestellt werden können. Dennoch sollte immer darauf beachtet werden, dass die notwendige Überschaubarkeit gewährleistet ist.
Kundenperspektive
Diese Perspektive gewinnt immer mehr an Relevanz, denn durch die Digitalisierung haben Kunden immer mehr Einfluss auf den Markt. Ein positiver Nebeneffekt dabei ist, dass die Daten einfacher erhoben werden können.
Dabei zählen bspw. die Kundenzufriedenheit und aber auch die Kundentreue zu den wichtigen Kennzahlen. Jedoch auch der Marktanteil und die Kundenrentabilität sind nicht zu vernachlässigende Indikatoren. Darüber hinaus können auch nicht zwingend zu quantifizierende Daten abgebildet werden, die über externe Quellen ermittelt werden. Dies umfasst dabei das Image oder die Qualität der Kundenbeziehung.
Prozessperspektive
Neben der Sicht auf den Verkauf oder der Wirkung nach außen ist die Sicht auf die internen Prozesse oft entscheidend für Unternehmen. Hier kommen häufig Kennzahlen wie Leerfahrten oder Stillstandszeiten zur Anwendung. Speziell diese Sicht variiert stark von Unternehmen zu Unternehmen, da es stark auf die Art des Unternehmens ankommt. Dennoch kann man hier bspw. zwischen Innovationsprozess, Betriebsprozesse oder Kundendienstprozesse unterscheiden. Generell kann hieraus entnommen werden, ob Mittel optimal eingesetzt werden. Auch wenn diese Sicht meist nicht monetär ist, ist die Überwachung sehr wichtig. Dieser Bereich unterliegt einer hohen Dynamik, egal um welche Art von Unternehmen es sich handelt.
Mitarbeiterperspektive
Hier findet sich häufig Nachholbedarf aktueller BI-Lösungen wieder, denn diese Perspektive wird häufig außer Acht gelassen. Dabei gehören die Mitarbeiter zum wichtigsten Kapital eines Unternehmens. Deshalb liefert gerade diese Sicht häufig Erkenntnisse zu offenen Potenzialen und notwendigen Verbesserungen. Diese lassen sich anhand von Kennzahlen wie der Mitarbeiterproduktivität, der Mitarbeiterzufriedenheit oder dem Weiterbildungsgrad erkennen. Weiterhin lassen sich unter anderem auch einige Erkenntnisse aus der Fluktuation oder der Krankenquote gewinnen.
Visualisierung im Management-Cockpit
Neben den Inhalten und der Datenerfassung ist die Visualisierung im Management-Cockpit sehr bedeutsam. Welche Bedeutung haben die Zahlen, wenn sie nicht ordentlich veranschaulicht werden? Besonders für eine schnelle Informationsbeschaffung ist es wichtig gute Visualisierungsmöglichkeiten zu haben. So sollten alle zusammengehörigen Kennzahlen auf einen Blick erkennbar sein. Dabei ist die Priorisierung der Kennzahlen äußerst wichtig ebenso wie die Zuordnung der Zugehörigkeit und der Abhängigkeit. Dabei können auch unwichtige Details bei bestimmten Darstellungen ausgeblendet werden.
Für die Betrachtung der Entwicklung kann es nützlich sein, sich Diagramme anzeigen zu lassen. Diagramme ermöglichen einen einfacheren Vergleich von verschieden Verläufen und lassen es zu, dass Zusammenhänge schnellerr erkannt werden können.
So können auch Felder für Warnmeldungen äußerst hilfreich sein, da nicht immer alle Kennzahlen und deren Grenzwerte auf einen Blick erkannt werden können. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Daten möglichst echtzeitnah in das Cockpit einfließen, um den aktuellen Stand zu erhalten. Weiterhin lässt es zu besser Prognose zu erstellen.
Résumé
Ein Management-Cockpit dient letztendlich dazu für Unternehmensentscheidungen ausreichend Informationen bereitzustellen. Dabei bezieht man sich vor allem auf die relevante KPIs. Diese werden möglichst übersichtlich darstellt und regelmäßig upgedatet. Dabei sollte auch eine Archivfunktion mit integriert werden, um die Entwicklungen der Vergangenheit mit den jetzigen vergleichen zu können. Nicht zuletzt ist es wichtig auch die Daten eines relevanten Adressaten weiterleiten zu können.
Sind alle Kriterien erfüllt, können fundiert Entscheidungen getroffen werden, die abschließend zum Unternehmenserfolg beitragen.
Quellenangaben
abas ERP, 28.01.2018. Management-Cockpit: Fundierte Entscheidungen kurzfristig treffen. [Online]
Available at: https://abas-erp.com/de/news/management-cockpit-fundierte-entscheidungen-kurzfristig-treffen
Kainz, O., 2015. Management Cockpit: Was Dashboards leisten müssen. [Online]
Available at: https://digitaler-mittelstand.de/technologie/ratgeber/management-cockpit-was-dashboards-leisten-muessen-13799
onpulson.de, kein Datum Management Cockpit. [Online]
Available at: https://www.onpulson.de/lexikon/management-cockpit/
[Zugriff am 10 03 2020].
Panke, B., 2015. Geringe Margen erfordern schnelle Entscheidungen-Das Management-Cockpit als Basis. [Online]
Available at: https://kantiko.com/newsletter/kennzahlen/
